Передача мысли на расстоянии — очень важный навык. С большинством наших клиентов мы общаемся по интернету на английском языке. Нужно повышать эффективность общения.
Роли
Ведущий — проводит совещания, следуя повестке, следит за временем.
Секретарь — ведет, оформляет и рассылает протокол совещания.
Ведущий может выступать в роли Секретаря.
До совещания
Ведущий определяет цель совещания. Например: “Цель совещания — закрыть фазу проекта”, “Утвердить дизайн приложения”, “Признать итерацию проекта успешной”, “Принять решение по проекту”.
Ведущий высылает повестку совещания и необходимые документы (например, план целей для утверждения) не позже, чем за один рабочий день до начала. Повестка совещания должна поддерживать цель совещания.
Участники должны ознакомиться с повесткой совещания, а также с документами.
Во время совещания
Участник совещания должен явиться за пять минут до его начала.
Чтобы не потерять нить разговора, нужно сосредоточиться на собеседниках.
Запрещено отвлекаться на вещи, не связанные с темой совещания: лазить по интернету, просматривать мессенджеры.
Ведущий представляет всех участников совещания, оглашает повестку, объявляет роль ведущего и секретаря.
Секретарь ведет протокол совещания. Пример протокола совещания: внутренний документ. Желательно, чтобы и другие участники совещания тоже вели свои собственные заметки.
Секретарь должен уделить особое внимание обсуждению и протоколированию решений, влияющих на цель совещания.
Ведущий ведет совещание по повестке и должен добиться цели совещания (например, согласования плана целей на эту неделю, подтверждения плана целей прошлой недели).
После совещания
Секретарь оформляет и высылает всем заинтересованным лицам протокол совещания.
Менеджер проектов вносит задачи в план работ.